Jau ilgą laiką yra žinoma, jog apgalvota ir tinkamai suplanuota komunikacija organizacijoje – raktas į darbuotojų įsitraukimą siekiant bendrų įmonės tikslų bei strategijos įgyvendinimo. Pandemijos akivaizdoje vidinė komunikacija tapo labai svarbi siekiant apsaugoti darbuotojus nuo viruso. Taip pat sklandi komunikacija daugeliui įmonių padėjo užtikrinti sklandų darbą nuotoliu ir suvaldyti darbuotojų produktyvumą.

„Efektyvi vidinė komunikacija yra vienas svarbiausių organizacijos sėkmės variklių, užtikrinančių nuoseklią ir sklandžią organizacijos veiklą, kuriančių gerus darbuotojų ir vadovybės tarpusavio santykius ir turinčių poveikį priimamiems sprendimams. Statistika rodo, kad patenkinti darbuotojai dirba našiau ir gali pagerinti verslo organizacijos finansinius rezultatus iki 25 proc. O kai darbuotojai yra patenkinti organizacijoje vykstančiais vidinės komunikacijos procesais, tampa tikrais savo organizacijos ambasadoriais. Efektyvi komunikacija lemia darbuotojų įsitraukimą, pasitenkinimą, lojalumą ir mažina jų kaitą“, – sako L. Jakučionienė „Europos komunikacijos direktorių asociacijos“ ambasadorė Lietuvai, „Europos inovacijų projektai“ vadovė.

Tačiau kaip vidinę komunikacija paversti efektyvia ir įtraukiančia? Pabandykime išskirti penkis punktus, kurie padėtų vidinę įmonės komunikaciją paversti sklandžia ir labiau įtraukiančia.

①Inventorizacija:

Peržiūrėkite kokius įrankius šiuo metu naudojate komunikacijai su darbuotojais, kaip pranešate svarbią informaciją darbuotojams. Sužinokite kokiais įrankiais naudojasi darbuotojai komunikuodami tarpusavyje. Susirinkite informaciją iš darbuotojų kurie bendravimo kanalai jiems yra patogiausi. Atlikite apklausą, pasikalbėkite su vadovais ir pačiais darbuotojais. Galbūt įmonėje įdiegtos bendravimo programos yra per sudėtingos. Nenaudojamos, nes darbuotojai yra įpratę naudotis socialiniais tinklais ir jų teikiamomis bendravimo platformomis. Dažnai apklausos metu paaiškėja, jog įmonėje yra per daug skirtingų įrankių komunikavimui ir darbuotojai juos naudoja labai skirtingai.

②Efektyviausi įrankiai:

Po atliktos inventorizacijos teks priimti sprendimus, kuriuos įrankius naudosite informacijos skelbimui ir svarbiems pranešimams. Kurie įrankiai pasitarnaus darbuotojų bendravimui tarpusavyje vykdant sklandžią įmonės veiklą.

„Žmonės taps labiau įsitraukę ir motyvuoti, kai patys kurs ir svarstys, kokios komunikacijos priemonės jiems yra priimtiniausios. Sudarykime galimybę žmonėms komunikuoti tarpusavyje reguliariai, jų pasirinktomis ir apsirašytomis priemonėmis.“ T. Staniulis – mokymų įmonės „Person premier“ konsultantas, lektorius ir rašytojas, vedantis mokymus apie komunikaciją, organizacijų ugdymą ir tobulėjimą.

Atminkite kelis svarbius dalykus:

Elektroninis paštas nėra gera komunikacijos priemonė, nes tarp šimtų ar tūkstančių elektroninių laiškų rasti svarbią informaciją po tam tikro laiko tampa neįmanoma, o nauji darbuotojai negauna prieigos prie senesnės informacijos, nes laiškai iš „praeities” jų nepasiekia.

Nedėkite darbuotojų į didelius pokalbių kambarius. Skyrių, departamentų „Chat’ai” su dideliu dalyviu skaičiumi labai vargina savo informacijos srautu, dalis informacijos lieką neperskaityta. Dažnai tokiuose pokalbių kambariuose būna nukrypstama nuo pagrindinės temos.

③Nebijokite įsidiegti naujovių:

Įsidiegti naujoves skamba lyg ilgas projektas reikalaujantis didelių investicijų. Tačiau jau anksčiau minėti socialiniai tinklai gali pasiūlyti tikrai patrauklius nemokamus sprendimus komunikacijai su darbuotojais. Įmonių grupės „Saurida“ personalo vadovė D. Steponaitienė dalijasi gerąja patirtimi įmonės vidinei komunikacijai pasirinkus „Facebook“ socialinį tinklą ir įvardija šios platformos privalumus:

• Kiekvienas darbuotojas turi FB ir aktuali informacija išsiunčiama visiems vienu metu;
• informacija labai greitai pasiekia visus (bet kuriuo metu);
• kylant skirtingiems klausimams – sukuriamos tikslinės grupės ir greitai pasiekiami susitarimai bei išsprendžiami kilę klausimus;
• laisvos ir atviros diskusijos;
• gerais darbais, pasiekimais dalinamės čia ir dabar;
• lengva kontroliuoti netipines/karštas situacijas;
• yra informacijos istorija;
• tai nemokama!

„Facebook Workplace“ sprendimą yra įsidegusi ir britų aviakompanija „Virgin Atlantic“ Šioje kompanijoje dirba virš 5000 darbuotojų skirtingose pasaulio šalyse. Kaip pagrindinius privalumus šio sprendimo kompanija įvardija:

• Lengva adaptaciją – žmonės jau įpratę naudotis Facebook socialini tinklu;
• Sprendimas adaptuotas mobiliems įrenginiams;
• Automatizuota pagalba darbuotojams su „Chatboot“ funkcija.

④Nepasiduokite pirmoms nesėkmėms:

Labai dažnai pasitaikanti vidinės komunikacijos klaida yra dažnas įrankių ir priemonių keitimas. Todėl jeigu nesprendėte įmonės naujienas pranešti intranete, nenustokite jų skelbti, net ir matydami kad pranešimai yra mažais skaitomi. Darbuotojų įpročių formavimas ilgas ir nuoseklus darbas. Tam kad susiformuotumėte įprotis ieškoti informacijos specifinėje platformoje prireiks laiko. O dažnas platformų ir įrankių keitimas tik labiau sukels nežinomybę kur ieškoti informacijos.

⑤Prižiūrėkite ir peržiūrėkite:

Informacija ir jos pasiekimas svarbu, aktualios ir naujausios informacijos pasiekimas yra svarbiausia. Nuolatos prižiūrėkite ir tvarkykite intranetą, blogą ar kita platformą kurioje skelbiate pranešimus. Naujinkite turinį ir naudokite aktualius vizualus kurie atitinka pranešimo kontekstą. Dažnai keičiantis situacijai keičiasi ir informacija, (pandemija puikiai tai iliustruoja) nepalikite jau nebeaktualių arba šiai dienai klaidinančių įrašų. Tai darbuotojams padės greitai rasti aktualiausia informacija. Esant poreikiui kataloguokite, grupuokite pranešimus pagal temas, datą, departamentus ir t.t.

Atminkite, efektyvi ir nuosekli vidinė komunikacija padės organizacijai pasiekti užsibrėžtų tikslų. O jos nuoseklumas sumažins darbuotojų blaškymąsi ir padės išlaikyti efektyvumą!

Pranešimas parengtas pagal:

• https://www.hrhintonline.lt/vidine-komunikacija/
• https://naujienos.vu.lt/ar-verslas-be-efektyvios-komunikacijos-gali-buti-sekmingas/
• https://www.linezero.com/virgin-atlantic-workplace-success-story