Komunalinio ūkio paslaugų kokybė jau seniai nebėra abejotinas taškas šiuolaikiniame verslo pasaulyje, tačiau lemiamu įmonės veiksniu palaipsniui tampa gebėjimas sukurti pasitikėjimą tarp kliento ir paslaugų tiekėjo. Kaip valdyti juridinių asmenų lūkesčius, kai susiduriama su informacijos trūkumu ar netenkinančiomis sutarties sąlygomis ir išlaikyti konstruktyvų dialogą įtemptų derybų metu? Profesionalaus ryšio svarbą, darbo etiką ir žmogiškojo indėlio reikšmę aptariame su bendrovės „Šiaulių vandenys“ vyresniąja veiklos koordinavimo specialiste Laura Bubeliene.
Profesionalus ryšys – ne tik teisinis įsipareigojimas
Kiekvienas naujas santykis įmonėje prasideda nuo naujos sutarties sudarymo. Tačiau praktikoje šis pirmas žingsnis link sėkmingo bendradarbiavimo atneša kone daugiausia iššūkių. Gavus juridinio asmens prašymą sudaryti naują sutartį neretai susiduriama su duomenų trūkumu: dažnai dokumentacija būna nepilna, trūksta parašų ar nurodoma klaidinga informacija, kai kuriais atvejais, verslo klientų įmonės dar net nebūna įregistruotos VĮ Registrų centre.
UAB „Šiaulių vandenys” nuotrauka
Dažniausia problema, su kuria kasdien tenka susidurti įmonėje – tai komunikacijos ir atgalinio ryšio iš prašymą pateikusių asmenų stoka. Kai trūksta dokumentacijos, su verslo klientais stengiamasi susisiekti pakartotinai, kai klientas į pranešimus nereaguoja operatyviai, tai tenka daryti net kelis kartus. Toks procesas gali užsitęsti nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių, per kuriuos juridinis asmuo bendrovės paslaugų gauti negali. Būtent čia išryškėja sklandžios komunikacijos svarba ir būtinybė išlaikyti profesionalų, ramų ir pagarbų bendravimą.
„Apie trūkstamos informacijos pateikimą reikia priminti keletą kartų, duomenų pateikimo kartais nesulaukiu ir dvi savaites, tokiu atveju sutarties ruošimas iki jos pasirašymo užsitęsia.“, – pasakoja L. Bubelienė.
UAB „Šiaulių vandenys” nuotrauka
Derybų kultūra ir žmogiškojo ryšio išlaikymas bendrovėje
Pasak „Šiaulių vandenų“ veiklos koordinatorės, sklandi ir profesionali komunikacija susideda iš kelių esminių aspektų: teisinio raštingumo, asmeninės komunikacinės drausmės bei mokėjimo derybose išlaikyti taktą.
„Gavus pastabas apie sutarties sąlygų keitimus, taktiškai raštu pagrindžiame mūsų įmonės poziciją, nurodydami teisės aktus, kuriais vadovaujantis sutarties punktai yra tokie, kokie yra. Jeigu klientas po mūsų paaiškinimo ir toliau reikalauja keisti sutarties punktą ar punktus argumentuotai pagrįsdamas savo poziciją, įvertinus tai, priimamas sprendimas į dalį jų, ar į visus atsižvelgti. Kiekviena situacija analizuojama individualiai. Visada ieškoma kompromiso.“, – akcentuoja veiklos koordinatorė L. Bubelienė.
Specialistė akcentuoja, jog sėkmingam sutarties sąlygų suderinimui ir bendravimui su juridiniais asmenimis reikia nuolatinio komunikacijos įgūdžių lavinimo. Pašnekovė teigia reikalingiausius metodus ištobulinusi dar studijų metu, kai atliko praktiką įmonėje „Lintel“ Ši praktika padėjo išmokti palaikyti ramų balso toną įtemptų pokalbių metu, aiškiai struktūruoti mintis ir derybų metu nepamiršti siekiamo tikslo.
Koki vaidmenį biurokratijoje vaidina technologijos?
Siekiant sumažinti naštą darbuotojams ir palengvinti profesionalų bendravimą, įmonė „Šiaulių vandenys“ naudoja naujai įdiegtą programą „Deka Office“. Šis skaitmeninis įrankis leidžia sutartį sudarančioms šalims saugiai dokumentus užpildyti ir pasirašyti nuotoliu. Nors skaitmenizacija sumažina popierinių dokumentų ir gyvų susitikimų kiekį, ji nepakeičia žmogiško ryšio: esant poreikiui, asmenis įmonė konsultuoja tiek telefono pokalbiu, tiek asmeniniu susitikimu.
UAB „Šiaulių vandenys” nuotrauka
„Pastaruoju metu mūsų įmonėje tobulinamas sutarčių derinimas, pasirašymas, pateikimas ir archyvavimas naudojantis dokumentų valdymo sistema „Deka Office“. Tai labai patogus automatizuotas sutarties derinimo ir registravimo būdas, kada šalys sutartį pasirašo naudojant elektroninius parašus. Kai kuriems juridiniams asmenims dar reikia paaiškinimo telefonu kaip vyks pasirašymas e.parašu, bet didžioji dauguma klientų jau nebekelia klausimų. Tokios naujovės daro tiesioginę įtaką bendravimui su abonentu, kuris, lyginant su anksčiau taikyta sutarčių derinimo tvarka, tampa labai minimalus“, – sutarčių sudarymo pokyčius įvardija L. Bubelienė.
Be to, dėl saugumo, bendrovė neturi jokių socialinių medijų paskyrų, nenaudoja dirbtinio intelekto įrankių ar kitų nepatvirtintų automatizacijos platformų. Į kiekvieną užklausą reaguoja konkretus specialistas, informacija nėra teikiama tokiose medijose kaip „Messenger“ ar panašiais kanalais. Bendrovė itin griežtai vertina asmens duomenų apsaugą ir privatumą.
Ilgalaikės partnerystės ir pasitikėjimo pamatas
Tvari komunikacija „Šiaulių vandenyse“ pirmiausia reiškia biurokratinių barjerų mažinimą ir investicijas į skaidrų ir profesionalumu grįstą ryšį. Skaitmenizuotame pasaulyje labai svarbu įvertinti atkaklumo ir gebėjimo išklausyti svarbą. Asmeninė atsakomybė ir objektyvus derybų valdymas išlieka pagrindiniais veiksniais link profesionalaus ryšio kūrimo.
Informacijos šaltiniai:
Bubelienė, L. (2026) Asmeninis interviu apie komunikacijos svarbą su juridiniais asmenimis įmonėje „Šiaulių vandenys“.
UAB „Šiaulių vandenys“. Veiklos ataskaitos, sutarčių sudarymo tvarka ir informacija abonentams. Prieiga per internetą: https://www.siauliuvandenys.lt/
DI „Google Gemini“ buvo naudotas interviu transkripcijoje ir tvarkyme.
